Kunngjøring angående Torucon 2020 og Covid-19-utbruddet

Dette er en sammenfatning av hovedpoengene i en større risikovurdering gjennomført for Torucon 2020 i forbindelse med Covid-19-utbruddet. På grunn av de mange utfordringene og den store uforutsigbarheten relatert til gjennomføringen av årets Torucon har vi enstemmig vedtatt å utsette Torucon: Celebration til 2021. Vi ønsker å bruke tiden frem til da på å gjøre tiårsjubiléet enda bedre!

Vi vil gi full refusjon av samtlige billetter, inkludert billettavgift. Det vil kunne ta litt tid før pengene er tilbake på konto når prosessen settes i gang, men vi vil refundere billettene senest innen onsdag 25. mars.

Har du spørsmål om Torucon: Celebration ta kontakt via vårt kontaktskjema eller på direktemelding på facebook. Vi har også laget en egen FAQ angående situasjonen hvor du kan finne svar på spørsmål.

Smittevern

Smitteverngruppa ved Folkehelseinstituttet (FHI) publiserte et notat den 12. mars 2020 hvor de anslår tid og varighet for ulike faser av Covid-19-epidemien. De anslår at epidemien vil kunne vare inntil et år, med størst spredning mellom mai og oktober. Dette er en meget usikker prognose, men enn så lenge er det ikke noe som klart tyder på at epidemien vil gi seg i god tid før Torucon.

Dersom helsemyndighetene ikke pålegger oss å avlyse vil vi sannsynligvis måtte innføre gode smitteverntiltak for å hindre smittespredning under arrangementet. Noen aktuelle tiltak vil være å sette opp håndsprit ved alle innganger til foredragsrom og lignende, ved alle stasjoner der det gjennomføres salg, slik som i billettskranken, ved kommersielle stands eller ved art stands, hyppig rengjøring av utstyr i for eksempel Quest Hub eller Arkaden, med mer. Dette krever at vi går til anskaffelse av utstyr som helsevesenet og folk i risikogruppene ville ha hatt bedre nytte av.

I tillegg til desinfisering og rengjøring vil det være aktuelt å tilrettelegge for at folk holder god avstand til hverandre. Det vil si at stands må stå unna hverandre, aktivitetsstasjoner må stå unna hverandre, og det må være god plass til å gå forbi andre. Det vil sannsynligvis ikke være nok plass. I tillegg vil vi måtte redusere antall billetter til salgs for å sørge for at folk har nok plass til å stå godt unna hverandre..

Økonomisk risiko

Leverandøren av billettjenesten vi benytter oss av, Hoopla, kunngjorde nylig at de har endret praksis for utbetaling av fortjeneste til arrangører. Heretter vil inntektene holdes inntil arrangementet er overstått, i tilfelle det avlyses og billettene skal refunderes. Billettsalg er Torucons viktigste inntektskilde, og fortjenesten brukes blant annet til å betale for leie av konferansesenter og teknisk utstyr. Mange av utgiftene må betales på forhånd, noe som nå ikke vil være mulig.

På grunn av utsettelser av en rekke arrangementer, som conventions, konserter, konfirmasjoner, bryllup, med mer, kommer det til å bli en tettpakket høst. Det er altså ikke bare andre cons vi må konkurrere med. Dette, i tillegg til smitteverntiltakene nevnt tidligere, kan medføre sterkt reduserte billettinntekter. Da er det ikke sikkert at vi har råd til å betale det vi trenger selv om vi fikk fortjenesten utbetalt i forkant av arrangementet.

I sammenheng med leie av lokaler, utstyr og liknende har vi inngått en rekke kontrakter. Disse kontraktene sikrer utleier eller tjenestetilbyder en fortjeneste, ofte dersom en avbestilling ikke skjer innen en viss tid før arrangementet. Dermed, dersom Torucon skulle bli avlyst etter fristen, enten det er etter pålegg fra helsemyndigheter eller vår egen vurdering, vil vi være forpliktet til å betale hele eller deler av kostnadene som fastslått i kontraktene. Ved en avlysning vil vi, på grunn av manglende billettinntekter, ikke kunne betale disse utgiftene.

Innhold

Hovedpoenget med å arrangere Torucon er å skape en arena for sosialisering, underholdning og kulturutveksling, deriblant konkurranser, foredrag og workshops med kompetente gjester. En del av underholdningen er å invitere spennende gjester som de besøkende ikke har sett på Torucon tidligere, da gjerne fra et annet land ettersom det norske cosplaymiljøet er såpass lite. Men med innstramminger i budsjettet på grunn av økt økonomisk risiko, og strenge men nødvendige føringer fra helsemyndighetene, kan det bli vanskelig å fylle programmet i det hele tatt, selv om vi kun inviterer gjester innenlands. Dessuten vil det være mange cons som ønsker seg gjester, og det er ingen selvfølge at gjester prioriterer oss over lokale arrangement, for eksempel.

På grunn av mangel på desinfeksjonsmiddel og annet smittevernutstyr kan det vise seg vanskelig å legge til rette for å gjennomføre ulike aktiviteter som normalt. Aktiviteter der det utveksles gjenstander mellom frivillige og besøkende, som i Quest Hub, eller der utstyr blir brukt av mange ulike personer, som i Arkaden, må kanskje endres drastisk eller sløyfes fullstendig. Videre, på grunn av restriksjoner på kollektivtrafikk og sosiale sammenkomster allerede nå, kan det vise seg umulig å gjennomføre konkurranser som K-Pop Dansekonkurransen, der deltakerne trenger å møtes og øve tett på hverandre.

Arrangører og frivillige

Grunnpillaren til ethvert arrangement som Torucon er de frivillige som sørger for at maskineriet går rundt, og som gjør mye av jobben før, under og etter arrangementet. For at “Toru Crew” skal jobbe best mulig som helhet og i team dedikert til ulike ansvarsområder kreves det sosialisering og teambygging, i tillegg til informasjon og eventuell opplæring. Noen team må også gjøre mye jobb nettopp nå tidlig på året, som Dekor og Showcase. Igjen blir dette meget vanskelig med de restriksjonene som er pålagt oss på grunn av Covid-19-utbruddet.

Konklusjon

På grunn av situasjonen slik den er i dag, samt hvor uforutsigbar situasjonen er fremover, er det på nesten alle områder vesentlige utfordringer knyttet til gjennomføringen av årets Torucon. Om det viser seg at vi får lov av helsemyndighetene til å holde Torucon i august, og vi klarer å sette sammen et brukbart program, risikerer vi uansett å bli sittende med en såpass stor økonomisk byrde at vi kanskje ikke vil kunne arrangere flere Torucon. Vi har derfor enstemmig, etter nøye vurdering og med tungt sinn, vedtatt at Torucon: Celebration utsettes til 2021. Vi har som målsetning å bruke den ekstra tiden til å gjøre tiårsjubiléumet vårt enda bedre, og håper å se dere der!

Vi vil gi full refusjon av samtlige billetter, inkludert billettavgift. Det vil kunne ta litt tid før pengene er tilbake på konto når prosessen settes i gang, men vi vil refundere billettene senest innen onsdag 25. mars.

Torucon